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L’objectif de ce blog est d’aborder et d’illustrer la pratique du multitâche, qui se produit aussi bien dans l’univers professionnel que dans l’univers personnel.

Bien que cette histoire soit vraie, je me garderai bien de vous annoncer le score du match !

Et pour ceux qui m’imaginent commenter la complexité du geste technique au tennis, qui nécessite de tout à la fois savoir se déplacer, regarder l’effet de la balle, doser sa force, anticiper le déplacement adverse, … vous n’aurez pas plus de réponse car ce n’est pas cette forme de multitâche que je compte aborder.

Et pas de réponse non plus à l’idée spéculative que certains pourraient avoir sur la charge mentale que ma femme doit savoir évacuer lors de ses matchs 😉 !

Non, je vais parler de l’organisation d’une rencontre entre équipes interclub. Chaque rencontre se joue en 6 matchs, soit 4 simples et 2 doubles. Si on veut que chaque joueur/joueuse n’effectue qu’un seul match, il faudrait des groupes de 8 personnes, mais il n’est pas rare que 1 ou 2 joueurs de simple rejouent en double après leur match.

Le club auquel elle est rattachée n’a que 4 terrains de tennis, et ils sont à découvert. Dernièrement, lors d’un week-end, afin de laisser les autres équipes du club jouer également à domicile, son équipe s’est organisée pour jouer le samedi plutôt que le dimanche comme convenu. Mais les prévisions météorologiques prévoyant que la pluie allait s’inviter le dimanche, une autre équipe du club s’est également rabattue sur le samedi après-midi pour jouer sa rencontre.

Et là, comment selon vous l’organisation des matchs s’est-elle faite ?

Pour ne pas favoriser une équipe plutôt qu’une autre au sein du club, décision a été prise de laisser 2 terrains à chacune d’entre elles. Certes, cela arrive parfois de n’avoir que 2 terrains pour effectuer la rencontre, tous les clubs n’ont pas les mêmes moyens, … mais cela provoque des rencontres beaucoup plus longues car les simples ne peuvent être joués simultanément.

Ainsi, comme on pouvait s’y attendre, les deux équipes sont arrivées au club à 13h30 et les deux rencontres se sont terminées vers 19h00. Un samedi bien entamé 😡.

Que ce serait-il passé si l’on avait attribué les 4 terrains à une des deux équipes, que nous appellerons équipe n°1, avant de lui permettre de lancer ses doubles ? En fait, elle aurait terminé bien plus tôt et l’équipe n°2 n’aurait pas terminé plus tard ! (si certains joueurs de l’équipe n°2 jouent 2 fois, ils doivent commencer aussi en même temps que les doubles de l’équipe n°1). Les terrains sont alors toujours occupés. Il fallait juste savoir gérer la frustration de l’équipe n°2 de ne pas commencer « dès que possible ».

Vous trouverez ci-dessous l’illustration de ce qui a été décidé et ce qui aurait pu advenir (horaires estimatifs pour des matchs de 1 h 30 environ) ; légende « E2 – D1 » pour « Equipe 2 – Double 1 » :

   

Cette situation survient régulièrement en gestion de portefeuille projets : en général, les tâches s’accumulent devant une ressource (que l’on appellera « critique » dans le jargon de la Théorie des contraintes – TOC) et vouloir satisfaire chacun en initiant le travail n’engendre que des situations « perdantes », car tout le monde s’aligne sur le délai le plus long. Le problème racine est que les chefs de projet et les clients veulent que leurs projets démarrent immédiatement … alors qu’il faut surtout qu’ils se terminent rapidement.

Dans notre exemple, manager les terrains comme ressource goulot avec les bons réflexes de la TOC(*) aurait amené à prendre la décision de prioriser une équipe, avec la possibilité pour elle de terminer plus tôt, et sachant que la seconde équipe ne terminerait pas plus tard. Ici, on avait même aussi « l’avantage » de permettre à la seconde équipe d’arriver sur les 15 h 00. Légère différence avec la gestion de projet, où ce n’est pas toujours un avantage d’être invité à commencer plus tard, mais où on gagne par ailleurs en efficacité sur le fait de diminuer le zapping et l’arbitrage incessant entre tâches concomitantes.

A l’extrême, si vous aviez 4 équipes pour 4 terrains, n’attribuez pas un terrain par équipe. Tout le monde terminera alors à près de minuit ! Faites rentrer les équipes l’une après l’autre (avec un peu de recouvrement afin que les terrains soient bien toujours occupés), et plus de la moitié des joueurs pourront profiter ailleurs de leur soirée 😊 :

Voilà ce qu’est le véritable multitâche, à proscrire dans vos activités !

 

(*) PS : pour les adeptes d’une application rigoureuse d’une démarche TOC, on aurait posé le problème ainsi :

  • Quel est le système ? les équipes de tennis qui doivent jouer leur rencontre ce samedi
  • Quel est le BUT ? Satisfaction maximale des joueurs/joueuses
  • Quel indicateur ? Satisfaction … dont l’une des composantes est de bloquer un temps minimum le samedi Nota : la satisfaction n’est pas de commencer en premier, mais de terminer tôt !
  • Quelle est la contrainte ? le nombre de terrains pour réaliser tous les matchs, et surtout … les règles que l’on se donne pour ordonnancer les matchs !