Vision & Transformation

Pourquoi est-ce important d’avoir un But et une Vision clairs ?

Le But d’une organisation lui donne son sens. Elle est la formalisation des attentes des personnes ou entités qui en portent la raison d’être (actionnaires, instances gouvernementales, parties prenantes, …). La Vision est la visualisation, pour cette organisation, de sa situation dans le futur qui lui permettra d’assurer sa pérennité et d’atteindre son but.

Est-ce facile de formaliser la Vision d’une organisation ?

Etablir sa Vision doit être le fruit d’une démarche rigoureuse, qui permet notamment d’identifier les conditions de succès nécessaires à l’atteinte du But. Elle ne peut être juste intuitive car le risque de manquer une condition clef est trop important. Une approche structurée permet également de faciliter l’expression des paradoxes existant et de favoriser l’alignement au sein du groupe de travail (Codir, Comex, CA, …).

Quelle démarche faut-il suivre ?

Il peut y en avoir plusieurs. Celle que nous vous proposons repose sur la Théorie des Contraintes (TOC) une approche systémique concrète et très efficace. Structurée autour d’un enchainement de questions clefs, l’animation portée par les experts TOC d’Optim Ressources permet de favoriser l’objectivité, la factualisation et la transparence des réponses, et elle évite les a priori et les croyances. Elle garantit un vrai processus de coopération, en confrontant les points de vue pour aller vers un consensus (plutôt qu’un conflit).

Combien de temps faut il et avec qui la mener ?

Réalisée avec des instances du niveau Comité de Direction, elle se fait en quelques semaines, fonction des contraintes d’agenda.

Notre conviction : une stratégie claire et partagée est nécessaire pour conduire une organisation vers l’atteinte de son But. C’est un chemin qui s’inscrit dans le temps et qui n’est ni du court terme, ni une somme de tactiques.

Un pré-requis : avoir formulé son But et sa Vision.

L’objectif : la stratégie doit permettre d’adresser plusieurs questions clefs. Par exemple, les priorités, la gestion d’un portefeuille de projets, la contribution effective au But décrit (on a trop souvent des stratégies « périphériques »), grâce à des critères de choix connectés aux freins à lever.

La méthode : nous utilisons les outils de la Théorie des Contraintes  (le PRT pour construire les solutions, l’Evaporating Cloud pour traiter les conflits / dilemmes). Nous travaillons souvent avec les N-2, N-3 avec participation et validation du Codir.

Les livrables : un plan de transformation qui crée une dynamique, avec des axes (chantiers) et une organisation en feuille de route, et la définition des modalités de pilotage.

« Il s’agit ici de préparer l’ascension de l’Everest: avec de l’énergie, un camp de base, des ressources, le chemin, et pour commencer … la sortie de l’hôtel » (Paul Tap, alpiniste vétéran de la TOC)

Pilotage, animation et gestions des ressources, les 3 clefs de succès  de la mise en œuvre !

Deux niveaux de pilotage

> Stratégique : niveau Codir (mensuel) pour les priorités, l’ordonnancement et les décisions liés à l’atteinte des objectifs et de la vision
> Opérationnel : avec l’équipe projet (hebdo) pour « l’exécution » et l’animation du portefeuille projet (ou des différents chantiers) de façon à s’assurer qu’on délivre bien sur le court terme

Une animation dynamique sur le principe des AIC

> Organisée autour d’une « war room » et du management visuel.
> Des réunions et temps de travail courts, fréquents et ciblés.
> Avec beaucoup de communication et lorsque nécessaire des techniques spécifiques de Conduite du Changement

Un focus sur la gestion des ressources

> Au niveau global avec des points d’arrêt pour vérifier que « ca passe toujours » pour les ressources à 3 mois – 1 et pour gérer les gros aléas en fonction des ressources.
> Sur le court terme, pour traiter les micro-conflits de ressources, l’idée étant de ne pas augmenter le multitâche mais de favoriser la vitesse de réalisation des taches.