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Dans un contexte, non seulement VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity) mais bousculé par les nouvelles technologies (big data, IA, Blockchain, …), il est de plus en plus complexe de cadrer correctement et d’assurer la maîtrise de l’exécution d’un projet ou d’un portefeuille de projets, à ressources données.
Alors, par quel bout le prendre quand on doit engager un nouveau projet ?

 

Point de départ :

Le management de projet est un métier à part entière, il est important de s’appuyer sur des personnes expérimentées en conduite de projets. Et de se former régulièrement pour garder ses compétences et pratiques à jour et opérationnelle en la matière :

  • Waterfall (Méthode en V)
  • Agile
  • Management par la chaîne Critique (CCPM)
  • Hybride (Agile & Waterfall)
  • Impacts sociaux et environnementaux des projets (RSE dans les projets)

 

Pour réussir vos projets, il est nécessaire de savoir traiter les 8 points clefs suivants :

1. Adapter le choix de la méthode aux enjeux et contraintes du projet :

  • Pour un projet dont le besoin / cahier des charges est spécifié et relativement stable
  • Pour un projet plus orienté innovation, ou rupture, dont le cahier des charges est plus mouvant
  • Selon la prise en compte des enjeux sociaux et environnementaux

2. Mobiliser les sponsors pour susciter l’adhésion au projet :

Plus le projet est complexe et à enjeu, plus le rôle du sponsor sera primordial pour promouvoir, communiquer et faciliter la vie du projet, auprès des personnes impactées directement par le projet, ou des parties prenantes concernées indirectement.

3. Impliquer et accompagner les parties prenantes du projet :

Plus le projet bouscule les modes de fonctionnement existants, plus l’investissement en Embarquement des parties prenantes notamment par un bon accompagnement au changement doit être important.
Par exemple, un projet de déploiement de la suite O365 en entreprise, est un projet qui impactera potentiellement toutes les strates de l’entreprise, avec de nouvelles possibilités de travail en équipe.
Il ne peut donc pas être conduit comme un projet « technique » de changement des postes de travail, par exemple -> besoin d’identifier et de former des « early adopters », d’en faire des ambassadeurs du projet, d’animer le réseau de ces ambassadeurs …

4. Aider les ressources non dédiées à dégager du temps pour le projet :

Quel que soit son planning, le projet ne tombera jamais au bon moment pour des ressources non dédiées au projet, qui ont des impératifs opérationnels et potentiellement déjà engagées sur d’autres projets. Il est important de savoir faire preuve d’empathie vis-à-vis de ces personnes, et de les aider dans la gestion de leurs priorités avec leur manager hiérarchique.

5. Anticiper les aléas et faire valider un buffer Planning/Budget dès le début du projet :

Tout projet comporte des aléas. Il est important, dans la partie Structuration et Planification du projet, d’anticiper autant que possible les potentiels risques connus et de laisser de la place dans le planning et dans le budget, pour des surprises en cours de route.

6. Gouverner l’utilisation du buffer en COPIL projet :

La gestion du Buffer (temps et budget) doit se faire en toute transparence, avec décision (ou pas) d’utiliser cette enveloppe au niveau du COPIL du projet.

7. Adapter les rituels d’animation à la complexité du projet :

Il est nécessaire de programmer les rituels d’animation (AIC, COPROJ, COPIL) en cohérence avec la taille et la durée du projet (Daily Scrum sur un sprint de 2 mois en mode Agile, hebdo sur un projet de quelques mois …)

8. Assurer la bonne maîtrise des utilisateurs avant de libérer les ressources projet :

Le projet est fini quand les bénéficiaires du produit ou service délivré par le projet, ne dépendent plus des ressources projets pour pouvoir l’utiliser pleinement (transition mode Projet / mode « Run »)

 

Nos clients témoignent sur la mise en œuvre de ces principes.  Retrouvez-les en vidéo :

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur comment mettre en œuvre ces différents principes, ou former vos managers et équipiers projets pour augmenter vos capacités de réussite de vos projets, n’hésitez pas à contacter l’équipe Offre Gestion de projet d’Optim Ressources :

Lien vers notre offre Gestion de projet sur le site web Optim Ressources : Management de projet